Stiftelsen Promobilia är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom ramen för Stiftelsens anslagsverksamhet. Personuppgifter behandlas i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och tillämplig svensk dataskyddslagstiftning.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Personuppgifter samlas in i samband med Stiftelsens ansökningsförfarande och uppföljning av beviljade anslag, huvudsakligen via ansökningsformulär och i samband med rapportering. Uppgifterna kan omfatta exempelvis namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, befattning, arbetsplats/organisationstillhörighet samt uppgifter i ansökan och projektbeskrivningen.

Varför behandlar vi uppgifterna?

Personuppgifter behandlas för att:

• administrera och bedöma ansökningar,
• fatta beslut om och hantera beviljade anslag,
• följa upp och utvärdera beviljade projekt, samt
• uppfylla krav på redovisning och rapportering och genomföra intern uppföljning och verksamhetsutveckling.

 

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Stiftelsen Promobilia behandlar personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder enligt dataskyddsförordningen (GDPR):

Administration och bedömning av ansökningar

• Behandlingen grundas på berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR). Stiftelsen har ett berättigat intresse av att administrera och bedöma ansökningar för att kunna fullgöra sitt ändamål enligt stiftelseförordnandet.

 

Hantering och uppföljning av beviljade anslag

• Behandlingen grundas huvudsakligen på berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR). Stiftelsen behöver behandla personuppgifter för att administrera beviljade anslag, följa upp genomförandet och säkerställa att medlen används i enlighet med anslagsbeslutet. När behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade kan den i stället grundas på artikel 6.1 b GDPR.

 

Ekonomisk redovisning och lagstadgade skyldigheter

• Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c GDPR) när den är nödvändig för att uppfylla skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning, exempelvis bokföringslagen (1999:1078) och stiftelselagen (1994:1220).

 

Publicering av beviljade anslag

• Behandlingen grundas på berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR). Stiftelsen har ett berättigat intresse av att informera om beviljade anslag och sprida kunskap om den forskning och verksamhet som finansieras. Publiceringen kan omfatta mottagarens namn, organisation, projektets titel, populärvetenskaplig beskrivning och beviljat belopp.
• För annan publicering, exempelvis personliga intervjuer eller särskilt kommunikationsmaterial, kan samtycke (artikel 6.1 a GDPR) användas. Ett lämnat samtycke kan när som helst återkallas.

 

Vem kan ta del av uppgifterna?

Personuppgifter kan delas internt med behöriga personer inom Stiftelsens kansli, Tekniska och Vetenskapliga Kommitté, Strategiska utskottet och styrelse i den utsträckning som krävs för handläggning, beslut och uppföljning. Vid behov kan uppgifter delas med externa sakkunniga för bedömning.

När personuppgifter lämnas till externa sakkunniga eller tjänsteleverantörer säkerställer Stiftelsen att behandlingen sker enligt GDPR. Personuppgiftsbiträdesavtal används när det krävs enligt dataskyddsförordningen.

Lagring

Personuppgifter lagras endast så länge de är nödvändiga för sitt ändamål eller så länge som krävs enligt lag. Därefter gallras eller raderas uppgifterna på ett säkert sätt.

Överföring till tredjeland

Stiftelsen Promobilia använder digitala system och molntjänster för administration, kommunikation och hantering av ansökningar och beviljade anslag.

Personuppgifter som behandlas i Microsoft 365 lagras inom EU/EFTA enligt de lagringsuppgifter som gäller för Stiftelsens tjänster. Vid användning av digitala tjänster kan personuppgifter även komma att överföras till eller göras tillgängliga i länder utanför EU/EES.

När sådan överföring sker ska den omfattas av en giltig överföringsmekanism enligt GDPR, exempelvis beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler och, när det krävs, kompletterande skyddsåtgärder.

Publicering av beviljade anslag

För att främja öppenhet och informera om Stiftelsens anslagsverksamhet kan Stiftelsen publicera information om beviljade anslag på hemsidan, tryckt material och på sociala medier, exempelvis mottagarens namn, lärosäte/organisation, projektets titel, populärvetenskaplig beskrivning samt beviljat belopp. Publicering sker med hänsyn till den registrerades integritet och gällande dataskyddsregler.

Dina rättigheter

Du har enligt GDPR rätt att få information om hur dina personuppgifter behandlas, begära tillgång (registerutdrag), begära rättelse, begära radering i vissa fall, begära begränsning, invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse samt begära dataportabilitet när tillämpligt.

Kontakt och klagomål

Vid frågor eller om du vill utöva dina rättigheter, kontakta oss på info@promobilia.se. Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande regler har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Stiftelsen Promobilia använder cookies på webbplatsen för att säkerställa webbplatsens funktion, förbättra användarupplevelsen och för att samla in anonym statistik om hur webbplatsen används.

1. Vad är cookies?

Cookies är små textfiler som lagras på din enhet när du besöker en webbplats. De används för att komma ihåg inställningar, möjliggöra vissa funktioner och ge information om hur webbplatsen används.

2. Vilka typer av cookies använder vi?

Vi använder följande typer av cookies:

• Nödvändiga cookies
  Dessa cookies krävs för att webbplatsen ska fungera korrekt och kan inte väljas bort. De används exempelvis för säkerhet och grundläggande funktionalitet.
• Analytiska cookies
  Dessa cookies används för att samla in anonym statistik om hur webbplatsen används, till exempel vilka sidor som besöks och hur länge. Informationen används för att förbättra webbplatsens innehåll och funktion.

Stiftelsen Promobilia använder inte cookies för marknadsföring eller riktad reklam.

3. Samtycke till cookies

Vid ditt första besök på webbplatsen får du möjlighet att acceptera eller neka icke-nödvändiga cookies. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via inställningarna i din webbläsare eller genom cookieinställningarna på webbplatsen.

• Hantering av cookies i din webbläsare
  Du kan själv styra användningen av cookies genom inställningar i din webbläsare. Där kan du blockera cookies, radera sparade cookies eller ställa in varningar innan cookies lagras. Observera att vissa funktioner på webbplatsen kan sluta fungera korrekt om cookies blockeras.

4. Kontakt

Om du har frågor om vår användning av cookies är du välkommen att kontakta oss på info@promobilia.se.

Senast uppdaterad: 22 oktober 2026